Centenas de processos que formam a força vital das operações de negócios exigem monitoramento constante, para que os mais vulneráveis possam ser revitalizados por meio de uma série metódica de ações.
À medida que os negócios crescem e evoluem, seus processos de negócios também crescem. Dependendo do tamanho de uma empresa, existem dezenas, senão centenas, de processos de negócios dos quais as partes interessadas dentro e fora de uma organização participam diariamente.
Um processo de negócios compreende uma sequência de etapas que fluem em uma ordem específica para alcançar um resultado desejado. O processo pode ser dedicado a uma atividade como integração de novos clientes, vendas e marketing, solicitações de suporte ao cliente, atendimento de pedidos, recursos humanos e contabilidade.
Esses processos evoluem continuamente e, portanto, precisam de constante avaliação, aprimoramento e otimização. Processos desatualizados podem gerar insatisfação de clientes e funcionários, ineficiências operacionais dispendiosas e perda de participação de mercado.
O que é melhoria e otimização de processos de negócios?
O gerenciamento eficaz de processos de negócios ( BPM ) requer um plano bem pensado que atenda às necessidades contínuas de definição, execução, avaliação e iteração de processos. No centro está a melhoria e otimização de processos de negócios – uma prática operacional que identifica, avalia e resolve problemas e preocupações de processos de negócios.
A melhoria e a otimização dos processos de negócios visam redesenhar um processo existente para torná-lo mais eficiente, simplificar as operações, atualizar as comunicações, reduzir erros e custos e aprimorar as cargas de trabalho. Essas melhorias devem ser contínuas à medida que os negócios mudam, evoluem, expandem e implementam novas tecnologias.
Existem várias metodologias testadas ao longo do tempo para melhorar e otimizar os processos de negócios. As seguintes técnicas e ferramentas colocam o cliente no centro de toda a operação de uma empresa:
- O Seis Sigma existe desde meados da década de 1980 como uma abordagem geral para melhoria de processos e gerenciamento da qualidade total. Ele usa o conceito DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) como uma estrutura para fazer melhorias contínuas nos processos.
- O pensamento Lean é uma versão modificada do Seis Sigma. Ele se concentra em tarefas específicas que agregam mais valor aos clientes e identifica áreas de potencial ineficiência do processo.
- O gerenciamento da qualidade total, ou TQM, foi popularizado na década de 1980 por fabricantes e agências governamentais. Ele se concentra na eliminação de defeitos do processo e na melhoria da qualidade geral do produto ou serviço final.
Por que processos de negócios eficientes são importantes?
Todas as empresas reconhecem o valor de processos eficientes, mas a realidade é que muitas empresas encontram ineficiências no fluxo de trabalho que precisam ser corrigidas. À medida que as empresas se transformam digitalmente no cenário de negócios altamente competitivo de hoje, processos ineficientes podem impactar negativamente todas as operações de negócios de uma empresa. Apenas um processo ineficiente pode afetar recursos, mão de obra, lucros e a qualidade e confiabilidade de produtos e serviços. Processos ineficientes podem criar gargalos que dificultam as operações, aumentam os custos, forçam prazos perdidos e tarefas incompletas e retardam a reação de uma organização às oscilações do mercado.
Criar processos de negócios eficazes e eficientes pode ser complexo e demorado. Mas manter esses processos atualizados, melhorá-los conforme necessário e otimizá-los continuamente pode ser ainda mais difícil. As pessoas geralmente são resistentes à mudança, especialmente quando os processos estão em vigor há muito tempo. No entanto, tornar um processo mais eficiente pode ajudar a simplificar procedimentos, eliminar tarefas desnecessárias e duplicação, automatizar determinadas tarefas, aumentar o ROI e melhorar a satisfação de funcionários e clientes.
Processos de negócios eficientes dependem de um plano bem elaborado para melhoria e otimização contínuas.
Quais são os benefícios de otimizar os processos de negócios?
Um processo bem gerenciado e continuamente aprimorado pode reduzir erros, diminuir os tempos de conclusão do processo, aprimorar as cargas de trabalho, identificar desperdícios, eliminar duplicações e aumentar o desempenho geral dos negócios. A otimização de um processo de negócios também pode aumentar a consistência, qualidade e conformidade, reduzir riscos e fornecer maior visibilidade para clientes e executivos.
Etapas para melhorar e otimizar um processo de negócios
Ao planejar uma iniciativa de melhoria e otimização de processos de negócios, determine as metas de negócios, onde as melhorias são necessárias e o que precisa ser otimizado. Uma visão centrada em metas estabelece a base para medir e avaliar o progresso.
1. Identifique um único processo que precisa ser aprimorado, não importa quão pequeno
Concentre-se em um processo que precisa de melhorias imediatas, entre em contato com as partes interessadas e membros da equipe para determinar quais tarefas e atividades consomem mais tempo e recursos e reúna recomendações sobre como o processo pode ser melhorado. Dentro desse processo, escolha uma tarefa que seja menos complexa e demorada para otimizar, mas que mostrará ROI imediato, independentemente de quão pequena ela seja. Pequenos projetos de otimização ainda podem mostrar resultados significativos, proporcionar ganhos fáceis para as partes interessadas e obter a adesão de toda a empresa para atividades de otimização de processos mais complexas.
2. Defina metas de negócios para melhoria e otimização de processos
Uma vez que um processo tenha sido identificado para melhoria, defina o propósito de otimizar o processo, defina as metas gerais, bem como metas menores imediatamente mensuráveis e elabore um plano para atingir essas metas . Tenha uma compreensão clara do que a otimização alcançará – por exemplo, economia financeira, economia de recursos ou economia de tempo. Comunique claramente esses objetivos aos executivos e stakeholders para que todos estejam na mesma página e de acordo.
3. Crie um mapa do processo existente
Mapeie visualmente o processo de negócios usando BPM e métodos de modelagem de processos de negócios que foram popularizados nas últimas décadas. Essas ferramentas podem fornecer uma maneira padronizada e de fácil compreensão de definir como um processo atual flui por diferentes departamentos, as várias etapas do processo e os componentes de processos executados sequencialmente ou em paralelo.
4. Analise o processo atual para isolar os pontos fracos
O mapeamento de processos ajuda a analisar o processo atual e localizar áreas de ineficiência ou ineficácia que podem ser aprimoradas e otimizadas. Use também o feedback fornecido pelas partes interessadas para analisar quais etapas do processo levam mais tempo, criam gargalos, causam falhas na comunicação, não agregam valor e podem ser retrabalhadas ou eliminadas, por exemplo, condicionando algumas tarefas, integrando determinadas tarefas, adaptando permissões de dados ou automatizando tarefas manuais.
5. Direcione tarefas específicas para automação
A automação oferece oportunidades para melhorar e otimizar rapidamente um processo de negócios, eliminando gargalos causados manualmente, abordando problemas de repetibilidade e qualidade e removendo ineficiências. Determine quais recursos monetários e de tempo estão disponíveis para investir em software de automação de processos de negócios e se as ferramentas necessárias já existem na organização.
6. Verifique os objetivos iniciais do plano de redesenho do processo
Certifique-se de que o redesenho do processo atenderá às metas de negócios estabelecidas e afetará significativamente a eficiência do processo, a economia de recursos e o ROI. O software de modelagem de processos de negócios pode ajudar a medir o impacto e fornecer recomendações sobre onde o processo pode ser aprimorado enquanto ainda estiver no estágio piloto.
7. Teste o novo processo antes de ser totalmente implementado
Testes e garantia de qualidade são etapas igualmente importantes para garantir que o novo processo funcione antes de ser implementado em escala. Processos de negócios otimizados muitas vezes podem ser prejudicados por circunstâncias imprevistas. Testar todo o processo antes da implementação completa ajuda a evitar reexame e redesenho iterativo após a implementação.
8. Melhorar e monitorar continuamente o processo após a implantação
Uma vez totalmente implementado, meça o novo processo quanto à eficiência e eficácia. À medida que as condições de mercado e as operações de negócios mudam, os processos de negócios também mudam. Portanto, um processo de negócios requer avaliação e monitoramento contínuos para garantir que esteja entregando mais valor em comparação com o processo antigo. Reúna feedback das partes interessadas e monitore o processo para quaisquer novos pontos problemáticos que precisem ser abordados.
O efeito cascata
Usados de forma eficaz, processos de negócios aprimorados e otimizados inevitavelmente terão um impacto positivo em quase todos os aspectos das operações de negócios. Melhorar e otimizar apenas um processo de negócios ineficiente pode ter retornos de negócios significativos.
Concentre-se na qualidade, avalie o novo processo em relação a metas claras, realistas e mensuráveis e comunique o progresso regularmente às partes interessadas, executivos e clientes. Essas etapas fundamentais de melhoria e otimização de processos de negócios resultarão em uma organização mais eficiente, ágil e inteligente.
